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Trotz diverser Aufzeichnungspflichten, Erfordernis der Schriftform und auch Notwendigkeit der Beweisführung ist der elektronische Akt im Vormarsch. Gilt dies auch für den Personalakt?
Die Einführung eines elektronischen Personalaktes ist zulässig und bei größerer Anzahl von Mitarbeitern wohl auch praktisch. Es gilt allerdings einige Punkte zu berücksichtigen:

  1. Die Einführung eines diesbezüglichen Systems ist jedenfalls einem bestehenden Betriebsrat mitzuteilen. Eventuell löst dies sogar im Hinblick auf Umfang der verwendeten personenbezogenen Arbeitnehmerdaten sowie auch der Abfrage- bzw. Verknüpfungsmöglichkeiten den Abschluss einer Betriebsvereinbarung aus. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des DSG 2000 sowie allfällige Meldepflichten an Datenschutzbehörden sind zu beachten!
  2. Steuer- bzw. sozialversicherungsrechtlich ist eine elektronische Aktenführung zulässig, beachten Sie jedoch, dass im Falle allfälliger Prüfungen die diesbezügliche Einsicht – eventuell auch die Herausgabe von Ausdrucken – erforderlich ist.
  3. In Arbeitsrechtstreitigkeiten stellen digitalisierte Dokumente keinesfalls Originalurkunden dar. Kommt es daher zum Streit über die Echtheit einer derartigen Urkunde, unterliegt dies der Beweiswürdigung des Gerichtes und kann allenfalls Nachteile mit sich bringen.
  4. Zu beachten sind auch die Aufbewahrungspflichten: Während verschiedene Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis abgesehen von kollegivvertraglichen Fristen, binnen drei Jahren verjähren, erlischt der Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses erst 30 Jahre nach Beendigung desselben. Es wären daher die hiefür erforderlichen Unterlagen / Daten jedenfalls für diesen Zeitraum aufzubewahren. Darüber hinaus dürfen wohl nur Daten und Unterlagen vernichtet werden, die im ausschließlichen Eigentum und der alleinigen Ver-fügungsgewalt des Dienstgebers stehen. Andere Urkunden (z.B. übergebene Original-Zeugnisse) müssen dem Dienstnehmer wieder ausgehändigt werden.

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2020-06-19T12:11:38+02:00